Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Starfsmenn sem vegna vinnu sinnar þurfa að ferðast skulu með góðum fyrirvara fylla út  ferðabeiðni á rafrænu formi í ferðabeiðnakerfi skólans og bókunarbeiðni um bókanir á flugi, bílaleigubíl eða hóteli eins og við á. Beiðnir skulu almennt fylltar út með góðum fyrirvara, helst að lágmarki tveim vikum fyrir brottför sé þess nokkur kostur.

1. Ferðabeiðni
Ferðabeiðnakerfi HA má finna í vafra á slóðinni oebs.orri.is

  1. Koma þarf fram hver ferðast (nafn, kennitala, gsm númer og heimilisfang), hvert er ferðast, hvenær og tilgangur ferðar. Ekki er hægt að skrá ferðabeiðni á aðila sem ekki er með íslenska kennitölu. Í þeim tilfellum þarf að nota gult ferðabeiðnablað.
  2. Einnig er mikilvægt að rétt viðfang sé skráð á beiðni – þ.e. sú starfseining innan HA sem ber kostnaðinn og einnig að vídd sé skráð eigi það við (einkenni verkefnis í fjárhag).
  3. Nauðsynlegt er að færa inn alla kostnaðarliði og áætla útlagðan kostnað.
  4. Mjög mikilvægt er að setja góðar skýringar í athugasemdareitina, til dæmis upplýsingar um flug (m.a. komu og brottfarartíma) og einnig ef Kostn.Teg. „Leigubílar“ er notað í ferðabeiðnakerfinu undir annað en leigubíla (t.d. innanlandsflug eða gistingu innanlands) þá þarf að koma skýrt fram í athugasemdum hvað um ræðir (sjá nánar í leiðbeiningum um útfyllingu ferðabeiðna).
  5. Í reitinn „Þátttaka annarra í ferðakostnaði“ skal skrá hvern eigi að endurrukka um ferðakostnað ef það á við, þ.m.t. nafn og kt. viðeigandi aðila.
  6. Þegar ferðabeiðni hefur verið send til samþykktar fær yfirmaður skilaboð um að ferðabeiðni bíði samþykktar. Þegar beiðni hefur verið samþykkt fær sá sem fyllti út beiðnina staðfestingu.
  7. Sjá nánari leiðbeiningar um útfyllingu ferðabeiðna hér.

2. Bókunarbeiðni
Þegar ferðabeiðni hefur verið samþykkt í ferðabeiðnakerfi Orra þarf að fylla út bókunarbeiðni ef óskað er eftir að Nemendaskrá/Afgreiðsla bóki flug, bílaleigubíl eða hótel. Gott er að hafa númer ferðabeiðnar í Orra hjá sér þegar bókunarbeiðni er gerð. Bókunarbeiðnir eru ekki afgreiddar fyrr en rafrænt samþykki yfirmanns á ferðabeiðni  liggur fyrir, en það er í góðu lagi að gera bókunarbeiðnina þó samþykki ferðabeiðnar liggi ekki fyrir. Mikilvægt er að skrá númer ferðabeiðnar á bókunarbeiðnina. Bókunarbeiðni má nálgast hér: hjalp.unak.is og velja þarf „Student Registry Help Desk“ og „Booking request“ neðst á síðunni. 

Bókunarbeiðnir eru ekki afgreiddar fyrr en rafrænt samþykki yfirmanns á ferðabeiðni  liggur fyrir. Bókunarbeiðni má nálgast hér: hjalp.unak.is og velja þarf „Student Registry Help Desk“ og „Travel Request“ neðst á síðunni.

3. Aðrar upplýsingar

Ferðir innanlands:

Ekki eru greiddir dagpeningar í ferðum innanlands en útlagður kostnaður er endurgreiddur samkvæmt reikningum ef sótt hefur verið um það á ferðabeiðni. Sé verkefni ferðar þess eðlis að ferðakostnaður er endurrukkaður í formi dagpeninga samkvæmt samningi þá er heimilt að óska eftir dagpeningagreiðslum innanlands. Til upplýsinga þá flokkast kostnaður vegna bílferða gegnum göng sem útlagður kostnaður og er endurgreiddur skv. kvittun (hvort sem um er að ræða eigin bíla eða bílaleigubíla).

 

Ferðir erlendis:

Varðandi ferðir erlendis þá eru dagpeningar vegna uppihalds erlendis greiddir í stað útlagðs kostnaðar, en gistikostnaður erlendis er endurgreiddur samkvæmt reikningi (sá kostnaður má þó ekki vera hærri en dagpeningareglur ríkisins vegna gistinga erlendis kveða á um). Greiddir eru dagpeningar hálfan dag ef flugið út er um miðjan dag eða síðar. Það sama á við um lendingartíma á Íslandi á heimleið, þ.e. ef komið er til Íslands fyrripart dags eru greiddir ½ erlendir dagpeningar og útlagður kostnaður eftir að komið er til Íslands. Útlagður kostnaður er endurgreiddur vegna kostnaðar innanlands. Vegna þessa er mikilvægt að flugtími út og heim komi fram í ferðabeiðni og að útlagður kostnaður á Íslandi sé áætlaður á ferðabeiðni. Varðandi ferðakostnað til og frá flugvelli erlendis þá eiga erlendir dagpeningar að dekka slíkan kostnað (skv. reglum ríkisins), en sé slíkur kostnaður 25% af eins dags dagpeningum eða meira er þó heimilt (skv. viðmiðum HA) að óska endurgreiðslu samkvæmt kvittunum (ca. 3500 kr. eða meira).

 

Uppgjör – Skila þarf inn gögnum innan 30 daga frá heimkomu

Eftir að ferð er lokið þarf að vista afrit af brottfararspjöldum/staðfestingu á að ferð hafi verið farin vegna ferða erlendis og reikningum fyrir útlögðum kostnaði inni í tilheyrandi ferðabeiðni í ferðabeiðnakerfinu í Orra (nota mynd af  bréfaklemmu). Bókhald afgreiðir í framhaldinu endurgreiðslu kostnaðar ef við á. 30 dögum eftir heimkomu lokast ferðabeiðni sjálfkrafa og ekki er endurgreitt ef reikningar og kvittanir berast eftir það. Dagpeningar eru greiddir 4 dögum fyrir brottför sé ferðabeiðni samþykkt með góðum fyrirvara.

Sjá leiðbeiningar um skráningu ferðabeiðna og viðhengja (kvittana) hér.

Sjá verklagsreglur HA um ferðabeiðnir hér.

Sjá reglur Fjársýslu ríkisins um ferðakostnað hér og Reglur nr. 1/2009 um greiðslur ferðakostnaðar vegna ferðalaga á vegum ríkisins hér.

Ef ykkur vantar notendanafn í Orra til að skrá ykkur inn hafið samband við sigrunloa@unak.is eða bokhald@unak.is